1С:Архив для Беларуси

Каждый документ в «1С: Архив для Беларуси» хранится в контейнере формата zip. Это не просто архивный файл, а структурированная единица, содержащая следующие компоненты:

• файл метаданных (Document.xml) – содержит все описанные в карточке документа реквизиты;
• файлы оригиналов – исходные файлы документа (pdf, docx, xlsx, jpg, tiff и другие форматы);
• файлы электронных цифровых подписей (p7s).

Даже если документ существует только на бумаге, «1С:Архив для Беларуси» обеспечивает его полноценный учет:

•  в карточке бумажного документа указывается количество листов, наличие приложений, место хранения;
•  к бумажному документу можно прикрепить электронные копии (скан-образы), которые будут помещены в контейнер;
• при выдаче бумажного документа оформляется запись в журнале передачи, фиксирующая параметры передачи (кто выдал, кому, на какой срок) с соответствующей печатной формой.

В основе архивного учета лежит понятие документального фонда – совокупности документов, образовавшихся в деятельности юридического или физического лица. Справочник «Фонды» является иерархическим, что позволяет:

• создавать объединенные архивные фонды, включающие несколько фондообразователей;
• прикреплять к карточке фонда файлы (исторические справки, акты и иные документы);
• поддерживать сохранение истории наименований фонда.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В «1С:Архив для Беларуси» номенклатура дел:

• ведется с разделением по годам (каждый год создается новый элемент номенклатуры на основе предыдущего);
• поддерживает иерархическую структуру разделов и подразделов;
• позволяет для каждого дела указать: заголовок, срок хранения (в годах или «постоянно»), статью по перечню, гриф доступа, форму документов (бумажная, электронная, гибридная);
• из номенклатуры дел можно создавать дела (тома) с автоматическим заполнением реквизитов.

Сводные описи дел — это учетные документы архива организации, которые объединяют годовые разделы, составленные на основе описей дел структурных подразделений с соответствующими сроками хранения.

Для каждой описи формируется архивный шифр по схеме: № Фонда + № Описи + № дела/документа по описи. Для описей электронных документов номер дела заменяется номером документа.

Распределение дел по описям выполняется с помощью специальной обработки, которая позволяет:

• найти дела, еще не включенные в описи;
• добавить их в выбранную сводную опись;
• контролировать, чтобы дело не попало в две описи одновременно.

Годовые разделы описей можно распечатывать по команде из карточки описи.

Документы поступают в архив одним из двух способов:

А. Сдаточные описи

• используются при интеграции с «1С:Документооборотом», где дела уже сформированы;
• сдаточная опись включает список дел с их реквизитами и полный состав документов в каждом деле;
• после загрузки описи дела и документы попадают в «1С:Архив для Беларуси» и подлежит проверке ответственного лица. На основании решения которого документ поступает на хранения в «1С:Архив для Беларуси» или отправляется отправителю на доработку.

Б. Пакеты принятых документов

• используются для интеграции с учетными системами, где документы не сгруппированы в дела;
• документы загружаются в оперативный контур (раздел «Пакеты принятых документов»), где архивариус может сформировать дела, закрыть их и только затем передать в архивный контур;
• пакет документов содержит список документов с их реквизитами, файлами и подписями.

При приеме сдаточной описи или пакета документов система автоматически:

1. Проверяет структуру загружаемых файлов, переданных в формате zip.
2. Проверяет электронные цифровые подписи и их сертификаты.
3. Проверяет, не загружались ли эти документы ранее (и не были ли они уничтожены).
4. При обнаружении ошибок фиксирует в отдельный отчет.
5. После успешной проверки создает или обновляет карточки документов и дел.

При проверке дел и документов, система:

• Проверяет целостность реквизитов и файлов.
• Проверяет действительность электронных цифровых подписей и сертификатов.
• По итогам проверки формируется список замечаний и ошибок, который в дальнейшем может быть выведен на печать.

Помимо автоматической загрузки, система позволяет создавать архивные документы вручную. Это актуально для:

• Бумажных документов, не имеющих электронного происхождения.
• Скан-копий, полученных после передачи документов в архив.

При ручном создании документа пользователь:

• Заполняет основные реквизиты (вид, номер, дата, организация, контрагент и др.).
• Добавляет файлы оригиналов (со сканера или с диска).
• Добавляет электронные электронной подписи (p7s).
• Устанавливает связи с другими документами.

После сохранения система автоматически формирует контейнер документа.

Для редактирования ранее созданного документа (если он не закрыт в деле и не имеет источника) используется команда «Редактировать» в меню «Еще».

Дела формируются из документов, поступивших в составе пакетов или созданных вручную. Процесс включает:

1. Отбор дел – выбор дела по состоянию, организации, подразделениям, форме документа и грифу доступа.
2. Создание дела – указывается заголовок, номенклатура дел, гриф доступа, место хранения, форма документов.
3. Помещение документов в дело – документы добавляются в дело с указанием количества листов (для бумажных).
4. Закрытие дела – после завершения формирования дело закрывается, что означает, что изменения в его составе более невозможны.

Процесс выдачи оформляется документом «Выдача дел и документов», который позволяет:

• Зафиксировать вид операции: выдача оригинала, выдача копий, изъятие оригинала.
• Указать получателя: сотрудник организации или внешний контрагент.
• Установить срок возврата.
• Сформировать список выданных дел и документов (с возможностью множественного выбора из списка).
• Прикрепить к выдаче дополнительные файлы.

Возврат документов фиксируется в журнале передачи.

Когда срок хранения документов истек, система позволяет оформить их уничтожение:

• В разделе «Архив документов» выбирается команда «Уничтожение дел».
• Формируется документ «Уничтожение дел», в который включаются дела, подлежащие уничтожению.
• В документе есть возможность указать основание для уничтожения.

Для быстрой работы с большими массивами данных в списках документов и дел предусмотрены:

• Быстрые отборы: по периоду, виду документа, форме документа, делу, организации, подразделению, контрагенту.

• Пользовательские настройки: каждый пользователь может настроить отображение колонок и сохранить свои варианты отборов.

• Полнотекстовый поиск – позволяет искать документы по содержанию прикрепленных файлов.

Штрихкод можно присвоить:

• Бумажному документу, который был создан вручную внутри «1С:Архива для Беларуси» (то есть не импортирован из внешних систем).
• Делу – штрихкод используется для идентификации и поиска тома в хранилище.

Если в организации используется «1С:Документооборот» или другая система-источник с поддержкой штрихкодов, то при интеграции коды передаются вместе с документами и автоматически становятся доступны для поиска в архиве.

Параметры генерации штрихкодов задаются в персональных настройках пользователя.

Найти дело или документ можно двумя способами:

• Вручную – через специальную команду поиска. После ввода кода система либо сразу открывает карточку объекта (если нашелся один), либо показывает список всех найденных позиций.
• Автоматически – при помощи подключенного сканера. Достаточно навести луч на штрихкод, и карточка откроется без дополнительных действий.

«1С:Архив для Беларуси» поддерживает следующие варианты печати штрих-кодов:

• Печать на странице – код размещается на стандартном листе. Пользователь может выбрать положение на странице и указать нужный принтер.
• Печать на наклейке – код выводится на самоклеящуюся этикетку (требуется специализированное оборудование).

Справочник «Места хранения дел» является иерархическим с неограниченным количеством уровней. Типичная структура:

• Территория / помещение (например, «Склад №3», «Архивное помещение 405»)
• Шкаф / стеллаж (например, «Стеллаж А», «Шкаф 12»)
• Полка (например, «Полка 3», «Ячейка 5-В»)

В карточке каждого места хранения отображается количество дел и документов, размещенных в нем (включая все подчиненные уровни). Это позволяет быстро оценить заполненность хранилищ.

Система позволяет регистрировать и обрабатывать запросы на предоставление архивных сведений (от физических лиц, организаций, государственных органов). Для каждого запроса создается карточка, в которой фиксируется:

• Источник запроса (организация или контактное лицо).
• Описание запроса.
• Ответственный сотрудник.
• Дата запроса.

На закладке «Ответ»:

• Подбираются документы, на основании которых готовится ответ.
• Формируется текст ответа.
• Поддерживается прикрепление файла ответа.

Система автоматически добавляет архивные шифры выбранных документов (по кнопке или из контекстного меню).

В разделе «Архив документов – Отчеты» доступны:

• Список дел и документов с возможностью настройки отборов.
•  Запросы информации – количество запросов за период, в разрезе организаций и ответственных.
• Отчеты по выдачам:
• Дела и документы, находящиеся у сотрудников / контрагентов. 
• Дела и документы, не возвращенные в срок.
• Сотрудники / контрагенты, часто задерживающие возврат.

Все учетные документы архива формируются в соответствии с требованиями «Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций»:

• Опись дел (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу).
• Номенклатура дел организации и структурного подразделения.
• Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
• Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела.
•  Обложка дела с указанием наименования организации, структурного подразделения, индекса дела, заголовка, крайних дат, количества листов, срока хранения.
• Карта-заместитель дела, листок-заместитель документа.
• Архивная справка, архивная выписка.

Встроенный механизм задач позволяет автоматизировать взаимодействие сотрудников архива:

Автоматическое создание задач происходит в следующих случаях:

• Поступление новой сдаточной описи или пакета документов.
• Обнаружение ошибок при автоматической проверке дел и документов.

Для работы с задачами используются предопределенные роли:

• Архивист – с объектами адресации «Организация» и «Подразделение».
• Ответственный за проверку дел и документов – с объектом адресации «Организация».
• Координатор выполнения задач – для контроля невыполненных задач и незаполненных ролей.

Система позволяет настроить регулярную рассылку отчетов по электронной почте, в сетевой каталог или на FTP-ресурс. Доступны три режима рассылки:

·                 Отчеты указанным получателям – одинаковый отчет отправляется всем получателям.

·                 Свой отчет для каждого получателя – персонализированные отчеты с разными настройками отборов.

·                 Только мне (личная рассылка автора) – отчеты получает только создатель рассылки.

Для каждого отчета можно настроить:

·                 Расписание (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, по произвольному графику).

·                 Форматы сохранения (pdf, xlsx, html, docx, txt).

·                 Архивацию в zip.

·                 Отправку уведомления без прикрепления отчета (с ссылкой на опубликованный файл).

В «1С:Архив для Беларуси» реализована многоуровневая модель управления доступом, обеспечивающая информационную безопасность и удобство работы.

Основные элементы модели:

• Полномочия – предопределенные наборы ролей, определяющие, какие действия может выполнять пользователь. Поставляемые полномочия:
• Администратор – полный доступ ко всем данным и функциям.
• Архивисты – добавление и изменение НСИ, формирование дел и описей, прием документов.
• Пользователи – основные права на чтение, работу с файлами, задачами.
• Открытие внешних отчетов и обработок – права на подключение дополнительных инструментов.
• Выполняющие потоковое сканирование – право на потоковое сканирование.
• Политики доступа к документам – более тонкая настройка, позволяющая ограничить права по разрезам доступа.
• Разрезы доступа – поля, по которым можно ограничить доступ:
• Виды документов.
• Грифы доступа.
• Группы доступа контрагентов.
• Группы доступа физических лиц.
• Организации.
• Подразделения.

• Рабочие группы – объединения сотрудников по функциональному или структурному принципу (например, «Руководители отделов», «Архивная служба»). 

Политики доступа к документам состоят из двух типов разрешений:

Общие разрешения – задают доступ по всем разрезам одновременно. Пользователь получает доступ к документу только если у него есть доступ ко всем разрезам этого документа (организации, виду документа, грифу доступа и т.д.).

Специальные разрешения – позволяют более гибко комбинировать условия.

Для сотрудников, которым выданы специальные разрешения, общие разрешения не действуют.

Система поддерживает отложенное обновление прав – задания на пересчет прав помещаются в очередь и обрабатываются в фоновом режиме, не блокируя работу пользователей.

Очередь разделена на:

• Оперативную – обрабатывается за секунды.
• Долгую – содержит задания, которые могут выполняться дольше 10 секунд.

Администратор может отслеживать динамику очереди, количество дескрипторов доступа, а при необходимости – обработать очередь вручную.