ОТЗЫВ о сотрудничестве с группой компаний «Главбух» (ООО «Главбух», ООО «ГБСофт») по созданию (разработке и внедрению) автоматизированной информационной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси» 1. КАРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ-ЗАКАЗЧИКА Организация-заказчик: Общество с ограниченной ответственностью "Озон Ретэйл". Сфера деятельности: Розничная торговля одеждой в специализированных магазина. Численность организации: 223 человек. 2. НАИМЕНОВАНИЕ И ЦЕЛЬ ПРОЕКТА Наименование проекта: создание автоматизированной информационной системы электронного документооборота на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси». Цель проекта: повышение эффективности работы Заказчика за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов; обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации; уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов; повышения эффективности исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины. 3. ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА 3.1. Обоснование необходимости реализации проекта у организации-заказчика До внедрения автоматизированной информационной системы у организации-заказчика существовали следующие проблемы, предопределившие необходимость реализации данного проекта: затраты рабочего времени сотрудников на поиск документации в разных системах хранения и учета; отсутствие возможности постановки задач по согласованию и утверждению документации и последующего отслеживание статуса в единой системе учета; наличие ошибок, потери данных, при работе с документацией; отсутствие возможности определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки и задержки по согласованию документов; отсутствие возможности проанализировать документооборот на предмет актуальности документации. 4. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА 4.1. Реализация программного решения: консультация по выбору программного решения; передача имущественных прав на использование программного решения (продажа программного решения); установка программного решения; 4.1. Внедрение автоматизированной системы. На этапе внедрения автоматизированной системы были выполнены следующие работы: сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе; планирование этапов работ, составление календарного плана работ; создание интерфейсов и наборов прав пользователей; обмен с другими системами на базе «1С:Предприятия»; начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета; перенос данных из предыдущих систем; обучение персонала организации-заказчика по работе с автоматизированной системой: дистанционное обучение пользователей; разработка инструкций 4.2. Перечень автоматизированных функций автоматизированной системы: автоматизация делопроизводства; автоматизация учета и хранение документов; автоматизация электронной почты. автоматизация внутренней документации; автоматизация согласования заявок по расходу денежных средств; 4.3. Продолжительность проекта: Начало выполнения работ – 02.05.2024; Дата ввода автоматизированной системы в промышленную эксплуатацию – 09.08.2024. 4.4. Количество автоматизированных рабочих мест: Количество автоматизированных рабочих мест - 20. 5. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РЕЗУЛЬТАТА ПРОЕКТА В результате создания (разработки и внедрения) автоматизированной системы на базе программного обеспечения «1С: Документооборот КОРП для Беларуси» было осуществлено: использование автоматически заполняемых шаблонов файлов и документов; разграничение прав доступа, а также обеспечение информационной безопасности; удобный поиск документов по реквизитам, а также при помощи ограничения области поиска выбранным разделом и выбранного метода. сокращение трудозатрат на выполнение специалистами рутинных операций, повысилось качество работы персонала; сокращение бумажного документооборота; произведена доработка типовых механизмов программного решения для реализации поставленных задач под специфику организации-заказчика. Произведенные изменения типового функционала выполнены в соответствии со стандартами (правилами, методиками и рекомендациями) фирмы «1С» по доработке системы; разработаны инструкции по работе с автоматизированной системой; проведено обучение пользователей организации-заказчика; система отражает полный жизненный цикл заявок по расходу денежных средств в электронном виде; проведена опытная эксплуатация автоматизированной системы, выполнены доработки и устранены замечания. В настоящий момент система сдана в промышленную эксплуатацию на предприятии организации-заказчика. Организацией-исполнителем (специалистами Группы компаний «Главбух») обеспечивается техническая поддержка автоматизированной системы, в рамках которой обеспечивается поставка обновленных версий системы, оказывается консультационная поддержка специалистам ООО "Озон Ретэйл". Задачи, поставленные перед организацией-исполнителем при инициации проекта, были решены в полном объеме в соответствии с условиями договора, поставленные цели – достигнуты. 6. ОЦЕНКА И РЕКОМЕНДАЦИИ: Оценка соответствия программного обеспечения потребностям предприятия 5 Оценка удобства работы с программой 5 Оценка качества работы партнера 5 * оценки внедрения по 5-бальной шкале (где «5» - наивысшее значение) Рекомендовали бы мы своим коллегам использовать данное программное решение для автоматизации: Да Скорее да Скорее нет Нет (наименование должности) МП (Инициалы, фамилия)
Соответствие потребностям организации: 5
Удобство работы с программой: 5
Оценка качества работы партнера "1С": 5
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации
деятельности: Да
