ОАО «Белшина» — один из крупнейших производителей в шинной отрасли. Широкий ассортимент шин - более 300 типоразмеров - шины для легковых, грузовых, большегрузных автомобилей, строительно-дорожных и подъемно-транспортных машин, электротранспорта, автобусов, тракторов и сельскохозяйственных машин. Для автоматизации электронного документооборота и организации управления взаимодействия между сотрудниками структурных подразделений ОАО «Белшина» использовалось программное обеспечение «DIRECTUM Bel». За период промышленной эксплуатации (июль 2020 – сентябрь 2021 года) выявлен ряд проблем, возникших при работе в системе: Таблица 1 - Анализ проблем, возникших при работе в СЭД «Directum» № п/п Описание проблемы % обращений 1 Ограниченное количество клиентских лицензий (100 шт) 35 2 Затруднительный процесс обработки документов (создание в системе, регистрация в журнале, отправка на рассмотрение) 30 3 Отсутствие автоматического обновления справочников «Работники», «Подразделения» 10 4 Сложный механизм поиска документов 10 5 Постоянное зависание программы 5 6 Отсутствие контролирующего механизма выполнения поручений (в виде отчетов по подразделениям) 5 7 Прочее 5 Для осуществления контроля исполнительской дисциплины использовалось отдельное программное обеспечение собственной разработки, что влекло за собой дублирование и обособление информации в двух программных продуктах. В рамках создания единой корпоративной информационной системы в качестве альтернативной системы электронного документооборота было рассмотрено программное решение «1С:Документооборот». Необходимость вести делопроизводство в одной системе, возможность использования бесшовной интеграции c информационной системой «1С: ERP», анализ стоимостной оценки явились основными факторами, повлиявшими на выбор программного обеспечения «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Беларуси». В качестве исполнителя работ по результатам тендерной закупки была выбрана компания ОДО «ЮКОЛА-ИНФО-Брест». Поставку программного обеспечения для автоматизации осуществляла компания ООО «ЮКОЛА-ИНФО Трейд» (группа компаний ЮКОЛА-ИНФО-Брест). В рамках внедрения выполнены следующие работы: - реализован обмен справочниками «Пользователи», «Структура предприятия» из системы «1С: ERP» с использованием бесшовной интеграции; - настроены необходимые виды входящих, исходящих и внутренних документов; - настроена СМДО для работы в системе; - разработан механизм контроля документов с доработкой типовой конфигурации; - доработан механизм использования рассмотрения для входящих документов; - разработан механизм присвоения нумерации внутренним документам по Управлениям; - доработаны печатные формы конвертов для исходящих документов; - по каждому блоку использования системы подготовлены инструкции и проведено обучение пользователей. Дата ввода системы в промышленную эксплуатацию: ноябрь 2021. Количество пользователей: 2400. В результате выполнения работ были достигнуты следующие цели: - контроль исполнения и обработка документов производится в одном программном обеспечении. - оптимизирован процесс работы с входящими и внутренними документами: ● однократность регистрации в рамках всего общества; ● вся информация по работе всех пользователей над документом собрана в одной объекте системы – карточке документа; ● использование встроенной почты для ускорения регистрации всех входящих писем электронной почты. - регламентированы маршруты движения документов и шаблоны файлов. Успешно применяя в работе систему электронного документооборота, разработанного на базе «1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси», мы рекомендуем другим предприятиям данное решение, а компанию ОДО «ЮКОЛА-ИНФО-Брест» в качестве надежного партнера по автоматизации делопроизводства и функций, связанных с управленческой деятельностью компании и организацией взаимодействия сотрудников.
Соответствие потребностям организации: 5
Удобство работы с программой: 5
Оценка качества работы партнера "1С": 5
Рекомендовано ли коллегам использовать данное решение для автоматизации
деятельности: Да
