Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси. Электронная поставка" в типографии флексопечати FLEXOFORCE

Тип проекта: Автоматизация

Партнер, осуществивший внедрение/проект:	1С:Франчайзи Электронная экономика / Все решения этого автора »» Минск тел.: (37544) 766-0247 https://e-economy.by/ Ефимович М.Г.
Версия 1С:Предприятия:
Внедренное типовое решение:	1С:Документооборот КОРП для Беларуси
Отрасли:

Автоматизированы следующие функции:

Описание:

Компания Flexoforce является производителем полимерной упаковки с печатью. Производственный комплекс мощностью до 15 млн м.кв упаковочной продукции (до 10 цветов) в месяц (взаимозаменяемость оборудования, масштабируемость) размещается в Беларуси. Ситуация до старта: - Крайне неудобная работа с документами и контролем над процессами, особенно по согласованию доходных и расходных договоров, а также ремонту и обслуживанию оборудования; - Отсутствие единой системы коммуникации (вопросы решались через Skype и чаты), не было упорядоченного архива документов – из-за этого поиск и оценка актуальности занимали много времени; - На предприятии используется 1С:ERP c функционалом управления производством и продажами, включая внедренную 1С:CRM и 1С:Бухгалтерия. Поставленные задачи 1.Организация единого цифрового пространства на базе 1С, которое включало бы в себя: - Электронный документооборот - цифровизация полного объема входящих и исходящих документов - служебных записок, ОРД, договоров и другие; - Стандартизацию процессов обмена документами; - Цифровизация журналов и процессов ремонта и обслуживания оборудования. 2. Внедрение системы технического зрения распознавания документов для считывания DataMatrix кодов на сверх скоростях. Сроки - 4 месяца - разработка и внедрение решения на базе 1С: Документооборот с бесшовной интеграцией в 1С: ERP. - 2 месяца – внедрение системы технического зрения. Реализация проекта На первоначальном этапе было проведено интервьюирование сотрудников предприятия, сбор, анализ и систематизация информации, моделирование сквозных процессов «как будет» в формате BPMN. Также проведена аналитика «Функционального охвата систем». На этом основании определены и категоризированы существующие бизнес-процессы, а также реализованные или нуждающиеся в реализации, либо замене на современные решения критически важные элементы автоматизации. Специалистами «Электронной экономики» оценен IT-ландшафт заказчика, предложен концепт единой информационной системы. После составления плана внедрения и дорожной карты, согласована последовательность внедрения. 1. - Актуализировали и привели в порядок единую базу контрагентов заказчика; - Выстроили единый регламент согласования договоров с обязательным отражением в ERP. Результат: Система сама высчитывает и выстраивает маршрут согласования. В результате этого в ERP по согласованному договору приходит информация по его исполнению. 2. - Упорядочили весь массив организационно - распорядительной документации (приказы, служебные записки, распоряжения в электронном виде), оптимизировав цепочку движения документов внутри компании. Все документы распределяются территориально, в зависимости от расположения доп. офисов. Подготовка документов от производства в офис готовится секретарем, после чего подписывается и отправляется в электронном виде; - Автоматизировали учет входящей и исходящей корреспонденции, также процессы по согласованию и получения/отправки корреспонденции разными способами (почта, e-mail, факс, курьерская доставка) в том числе с применением факсимиле. Теперь регистрация документа сопровождается следующими процессами: • учет поступивших документов, сканирование бумажных документов; • автоматизация процедуры рассмотрения документов, отправки на исполнение и постановки на контроль; • поддержка регламентированных сроков исполнения документов; • ведение номенклатуры дел, формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение; • последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам. Результат: Внедрены и систематизированы процессы: - Заявка на платежку + интеграция с ERP; - Заявка на обеспечение + интеграция с ERP; - Обработка входящей корреспонденции + интеграция с ERP; - Обработка договоров продаже + интеграция с ERP; - Обработка договоров закупки + интеграция с ERP; - Обработка исходящих писем + интеграция с ERP; - Приказы по ОД + интеграция с ERP; - Распоряжение по подразделению + интеграция с мобильным устройством; - Распоряжение по подразделению + интеграция с ERP; - Служебная записка + интеграция с ERP. 3. Реализован уникальный кейс по планированию, обслуживанию и ремонту оборудования, также исполнению задач, связанных с обслуживанием и ремонтами на стыке 1С: Документооборот с бесшовной интеграцией в 1С:ERP. Использовалась подсистема управления ремонтами из ERP; были доработаны и цифровизованы журналы в 1С:Документооборот, связанные с техобслуживанием и ремонтами; доработано мобильное приложение 1С:Документооборот специально под работу технических специалистов предприятия, обслуживающих оборудование, инженерные сооружения и т.д. Сделана беcшовная интеграция 1С: Документооборот в 1С:ERP; доработаны и настроены сквозные процессы, связанные с обслуживанием и ремонтами. Доработаны регламентные задания по отсчету и запуску процессов обслуживания согласно ППР. Результат: в итоге система сама планирует и отправляет задачи. Человеческие ресурсы задействованы только как исполнители цифровой системы. Все это контролируется высшим руководящим составом, в том числе отклонения. Благодаря этому принимаются решения о закупке тех или иных ТМЦ для своевременного обслуживания инженерных сетей. Что улучшилось в работе компании, каких конкретных результатов помогла достичь автоматизация 1. В результате реализации проекта компания получила следующие положительные эффекты: • Значительно увеличена скорость согласования документов; • Повышен контроль исполнительской дисциплины; • Все документы систематизированы – возможен мгновенный доступ к каждому из них; • Удобство и быстрота работы с архивом; • Исключен дублированный ввод документов; 2. Полностью цифровизированы и автоматизированы процессы ремонта и обслуживания оборудования, что оптимизировало затраты на обслуживание и ремонт активов, повысило точность и достоверность планирования работ и ресурсов. 3. После внедрения цифрового зрения, считывание происходит в три потока. Скорость на 1 потоке до 6 сек, рабочая скорость 100 м/м. Среднее время считывания - 37 мс. 4. Цифровизация бизнес-деятельности заказчика продолжается: - Осуществляется ряд доработок ERP: финансовая дисциплина, заявка на финансирование, платежный календарь; - Реализован полностью закрытый контур обмена информацией внутри компании; - Достигнута необходимая скорость передачи данных в отдельную базу данных и 1С.

Работы по адаптации типового решения:

· Адаптация АС. Развертка системы на сервере и на рабочих местах пользователей, проведение мероприятий по обеспечению безопасности информационной базы, · Загрузка начальных остатков на дату начала опытной эксплуатации, · Организация оперативной «обратной связи» и поддержки по эксплуатации системы.