Внедрение "1С:Документооборот КОРП для Беларуси" в ЗАО "Белорусская нефтяная компания"

Тип проекта: Автоматизация

Партнер, осуществивший внедрение/проект:	1С:Франчайзи МиСофт / Все решения этого автора »» Минск тел.: (37517) 348-56-56 http://www.misoft.by Бартош Т.А.
Версия 1С:Предприятия:	8.2
Внедренное типовое решение:	1С:Документооборот КОРП
Отрасли:	Производство, ТЭК >> Химическая, нефтехимическая, фармацевтическая промышленность >>

Автоматизированы следующие функции:

Документооборот (ECM)

Ведение номенклатуры дел
Делопроизводство
Работа с обращениями граждан
Учет договоров
Учет и контроль исполнения поручений
Учет и хранение документов
Учет рабочего времени

Сопровождение:

Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
Оформлен платный договор 1С:ИТС

Описание:

ЗАО «Белорусская нефтяная компания» является ведущим экспортером нефтепродуктов из Беларуси. Внедряемая автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) должна была решить следующие задачи: • обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции; • обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде; • обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов; • хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, предоставить функции быстрого поиска по различным критериям; • предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте; • предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов; • предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль; • предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений; • организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в базе данных АСЭД с возможностью поиска по различным критериям; • обеспечить безопасность и доступность сервиса. Для решения этих задач был выбран продукт "1С:Документооборот" версии КОРП, который является оптимальным решением по соотношению цена-качество. Вся необходимая документация, регламентирующая ведение делопроизводства в организации, имелась. В ходе внедрения были проделаны следующие работы: - проведено экспресс-обследования: изучение организационной структуры предприятия, должностных обязанностей сотрудников, изучение процесса ведения делопроизводства, анализ существующей нормативной базы, анализ движения документов, анкетирование пользователей; - настроены основные бизнес-процессы для внутренних, исходящих и входящих документов; - разработка автозаполняемых форм для внутренних документов (Докладная записка, Приказ ОД, Приказ АХД, Приказ по личному составу; - настройка бизнес-процесса «ознакомление», «исполнение» «поручение» для «Вход» и «Внутр.» корреспонденции; - настройка шаблона учета реализации и распределения нефтепродуктов; - настройка шаблона движения договоров; - настройка шаблона оформления командировочных документов; - настройка шаблона движения документов по представительским расходам; - тестирование работы комплексных бизнес-процессов; - разработка методических материалов для пользователей:«Регламент по работе в СЭД специалистов отвечающих за постановку делопроизводства в организации, описывающий процедуру создания и движения документов, «Регламент работы в СЭД для сотрудников ( работа с документами, файлами, задачами и комплексными бизнес-процессами); - разработка отчёт по контролю исполнения документов в зоне охвата СЭД (количество нормо-часов указано на разработку одной отчетной формы); - настройка прав доступа; - проведена опытная эксплуатация и тестирование системы электронного документооборота; - проведено обучение пользователей. Основные результаты проекта для заказчика: - автоматизация работы канцелярии, - ускорение процессов согласования документов, - регламентация процессов ведения договорной деятельности. - контроль исполнительской дисциплины. Система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика