1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси

В конфигурации программы "1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации "Документооборот КОРП" ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц, организаций и вопросов деятельности.

Автоматическое расширение доступа к связанным документам обеспечивает синхронизацию доступа к связанным между собой документам. Например, если сотрудник получает доступ к дополнительному соглашению, то он автоматически получает доступ и к связанному с ним договору-основанию

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

"1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа сопровождается следующими процессами:

• учет поступивших документов, печать штрихкодов и регистрационных штампов;
• учет важности документов - документам можно присвоить уровень важности: высокий, нормальный, низкий;
• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль;
• оповещение исполнителей;
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
• формирование дел, передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-3 "Об обращениях  граждан и юридических лиц".

Предусмотрен учет дубликатов и повторных обращений, а также учет переадресации обращений граждан и юридических лиц в сторонние организации и от них.

Для работы с обращениями граждан и юридических лиц используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан и юридических лиц, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан и юридических лиц используются отчеты "Исполнение обращений граждан и юридических лиц", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан и юридических лиц".

В "1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси" автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов:

• подготовка проекта договора;
• согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
• учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
• учет и контроль сроков действия договоров;
• автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
• многовалютный учет сумм договоров;
• учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
• контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
• контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
• расторжение договора.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".

Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

"1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси" обеспечивает доступ сотрудников к файлам, как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

В "1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла с использованием шаблона поля шаблона файла автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

При создании нового документа с использованием шаблона, реквизиты карточки (или документа) заполняются по шаблону, и к документу автоматически присоединяются все указанные в шаблоне файлы, которые, в свою очередь, тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.

В "1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

• распечатать на отдельном листе;
• распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
• распечатать на наклейке;
• вставить в электронный документ как изображение.

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании. Распознаются коды на монохромных изображениях, файлах JPG-формата и картинках с принтера наклеек.

В карточке документа "1С:Документооборота 8 КОРП для Беларуси" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

Предусмотрена возможность заверять резолюции электронной подписью (ЭП). Необходимость подписания резолюций определяется правилами документооборота, установленными на предприятии.

Регистратор или автор документа перед отправкой на рассмотрение может вписать проект резолюции, чтобы помочь ответственному лицу принять решение.

В программе "1С:Документооборот 8 КОРП для Беларуси" коллективная работа с документами реализована при помощи следующих бизнес-процессов:

• Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
• Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
• Согласование в режиме замечаний: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование. В "1С:Документообороте 8 КОРП для Беларуси" поддерживаются такие варианты согласования, как:
• параллельное;
• последовательное;
• смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
• Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
• Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту. Если документ оформлен не по правилам, то ответственное лицо может отказать в регистрации такого документа и вернуть автору на доработку.
• Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
• Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
• Обработка входящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл обработки входящего документа - рассмотрение, исполнение, списание в дело.
• Обработка исходящего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания исходящего документа - согласование, утверждение, регистрация.
• Обработка внутреннего документа: этот бизнес-процесс автоматизирует полный цикл создания внутреннего документа - согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение/ознакомление, списание в дело.
• Комплексный процесс: это сложный процесс, состоящий из отдельных этапов позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа.

Предусмотрена возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждение роли "Директор", и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль, - самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации. Так, например, для согласования договоров, сумма которых превышает 100 тысяч рублей, будет использован один шаблон, а для согласования всех остальных договоров - другой. Условия маршрутизации могут настраиваться в режиме конструктора или на встроенном языке.

Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

Поддерживается иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач. При создании бизнес-процесса можно указать, что он является подчиненным по отношению к задаче другого бизнес-процесса. Таким образом, выстраивается иерархия бизнес-процессов и задач, которую могут видеть все участники этих бизнес-процессов с учетом прав доступа.

Процессы могут содержать несколько предметов. В качестве предметов выступают ссылки на различные данные (документы, мероприятия, файлы) и файлы с диска.

Имеется возможность временной остановки бизнес-процессов, которая распространяется на все подчиненные бизнес-процессы и их задачи.

• Работа совместителей. Для каждого человека, работающего в программе, можно завести несколько "Сотрудников" в структуре предприятия, в определенных подразделениях, на определенных должностях.
• Правила коммуникаций ограничивают выбор адресатов документов и исполнителей действий в зависимости от ранга и подчиненности инициатора коммуникации и исполнителя. Виды и ранги подразделений используются в "Правилах коммуникаций" и позволяют настроить гибкие ограничения по выбору исполнителей в различных процессах.

• Замещающие и помощники. Можно назначить замещающих (сотрудников, которые будут принимать решения и выполнять работы за другого) и помощников (сотрудников, которые будут отмечать за другого определенные действия в программе).
• Обновлен "Рабочий стол". В частности, появилась возможность настройки "по умолчанию" в режиме "1С:Предприятие".
• Единый инструмент для учета задач – список "Задачи", который адаптируется под различные нужды.  Доступно отображение обновлений событий жизненного цикла задачи, о которых нужно знать ее исполнителям. Реализована отмена задач, упорядочено отображение фактических исполнителей задач, доступно автоматическое принятие задач к исполнению и др.
• Чат-бот умеет искать данные по областям поиска, то есть теперь ответ на запрос пользователя он сможет найти не только в записанных сценариях, но и используя прямые запросы к базе данных.
• Реализован мобильный клиент для использования на мобильных устройствах.

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В "1С:Документообороте 8 для Беларуси" реализован полнотекстовый поиск любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского  и английского языков.

При помощи механизма обсуждений можно организовать общение с коллегами. Это может быть полезно, когда перед составлением документа, например регламента или инструкции, требуется собрать мнения коллег.

Реализована возможность высказать мнение о работе программы, передать разработчикам свои предложения или замечания.

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Программа позволяет вести общий и персональный календари и подбирать время для мероприятий с учетом занятости участников. Записи календаря можно создать на основании любого другого предмета программы, например, задачи, документа, письма, мероприятия.

«1С: Документооборот 8 КОРП для Беларуси» обеспечивает возможность работы с АИС «Межведомственное взаимодействие» ((АИС МВ) или мСМДО - система межведомственного электронного документооборота). Данная возможность реализуется через подключение системы электронного документооборота на базе программного продукта «1С: Документооборот 8 КОРП для Беларуси» к АИС МВ через заявку на Единый портал электронных услуг (Е-Паслуга) при наличии средств электронной цифровой подписи (ЭЦП), и позволяет обмениваться электронными документами с государственными структурами и другими организациями. В настоящее время работу с АИС МВ поддерживают редакции 2.1 и 3.0. 

Автоматизированная информационная система «Ведомственный архив» (АИС «Ведомственный архив») предназначена для автоматизации архивов организаций, долговременного хранения электронных документов и документов в электронном виде, а также для последующей передачи электронных документов на постоянное государственное хранение в Национальный архивный фонд Республики Беларусь и представляет собой программно-технический комплекс, предназначенный для загрузки, предварительной обработки, централизованного учета, долговременного хранение разнородной информации и обеспечения целостности хранимых объектов.

В рамках Указа Президента Республики Беларусь от 31 мая 2022 № 188 «О расширении использования государственными организациями информационно-коммуникационных технологий» государственным и иным организациям, являющимся источниками комплектования государственных архивов, необходимо обеспечить размещение и хранение электронных документов в автоматизированной информационной системе «Ведомственный архив» (АИС «Ведомственный архив») не позднее двух лет с момента завершения делопроизводством электронных дел, подлежащих архивному хранению.

Прием документов осуществляется по утвержденному Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» (формат версии 2.2 утвержден 25.08.2022).

В настоящее время работу с АИС МВ поддерживает программный продукт «1С: Документооборот 8 КОРП для Беларуси». редакции 2.1.

Информационная система архива электронных документов Национального архивного фонда (далее — ИС АЭД) предназначена для приема на постоянное хранение документов в электронном виде, в том числе электронных документов Национального архивного фонда (документов в электронном виде), которые образуются в процессе деятельности госорганов и иных организаций, являющихся источниками комплектования госархивов, и выполнения госархивами функций, предусмотренных законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства. Оператором ИС АЭД является государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации», который определяет формат обмена данными с информационными системами архивов источников комплектования с ИС АЭД.

В настоящее время разрабатывается средства обмена с ИС АЭД для программного продукт «1С: Документооборот 8 КОРП для Беларуси». редакций 2.1 и 3.0.

Основным назначением системы учета и обработки обращений (Обращения.бел) является идентификация пользователей системы учета и обработки обращений, возможность подачи заявителями электронных обращений в государственные организации, централизованный учет и хранение электронных и письменных обращений, поступивших в государственные организации, ответов (уведомлений) на них, иной информации о рассмотрении обращений, об оставлении обращений без рассмотрения по существу, направление заявителям ответов (уведомлений) на электронные обращения, информирование заявителей о статусе рассмотрения электронных обращений.

В настоящее время информационное взаимодействие с системами электронного документооборота, построенными на базе программного продукт «1С: Документооборот 8 КОРП для Беларуси». редакций 2.1 и 3.0, обеспечивается посредством АИС МВ (мСМДО).