Внедрение системы электронного документооборота в учреждении культуры на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Внедрение системы электронного документооборота в учреждении культуры на базе программного продукта "1С:Документооборот КОРП"

Тип проекта: Автоматизация

Партнер, осуществивший внедрение/проект: 1С:Франчайзи МиСофт / Все решения этого автора »»
Минск
тел.: (17) 286-3576
http://www.misoft.by
Быстримович Н.В.
Версия 1С:Предприятия: 8.2
Внедренное типовое решение: 1С:Документооборот КОРП
Отрасли: Образование, культура, наука >> Культура >> Дворцы и дома культуры, клубы, центры досуга >>
Государственное и муниципальное управление, силовые структуры, другие бюджетные учреждения >> Различные государственные учреждения >>

Автоматизированы следующие функции:

  • Документооборот (ECM)
    • Ведение номенклатуры дел
    • Делопроизводство
    • Работа с обращениями граждан
    • Учет договоров
    • Учет и контроль исполнения поручений
    • Учет и хранение документов
    • Учет рабочего времени

Сопровождение:

Бесплатная поддержка базовой версии (услуги линии консультации; обновления программ и доступ к метод. материалам на сайте поддержки пользователей)
Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"

Описание:

Государственное учреждение проводит массовые мероприятия, концерты, спектакли, различные выставки и др. Внедряемая автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД) должна была решить следующие задачи: • обеспечить регистрацию и хранение электронных копий входящей, исходящей и внутренней корреспонденции; • обеспечить полный жизненный цикл документов управленческого документооборота в электронном виде; • обеспечить многопользовательскую работу над документами – создание, редактирование, поддержка версионности, поиск документов; • хранить согласуемые и согласованные документы в едином месте, предоставить функции быстрого поиска по различным критериям; • предоставить прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте; • предоставить единый механизм формирования поручений и сквозного контроля исполнения для любых типов документов; • предоставить механизм уведомлений по текущему статусу поручений, поставленных на контроль; • предоставить механизм анализа и отчетности по исполнению поручений; • организовать надежное, оперативное и долговременное хранение документов в базе данных АСЭД с возможностью поиска по различным критериям; • обеспечить безопасность и доступность сервиса. Для решения этих задач был выбран продукт "1С:Документооборот" версии КОРП, который является оптимальным решением по соотношению цена-качество. Вся необходимая документация, регламентирующая ведение делопроизводства в организации, имелась. В ходе внедрения были проделаны следующие работы: - проведено экспресс-обследования: изучение организационной структуры предприятия, должностных обязанностей сотрудников, изучение процесса ведения делопроизводства, анализ существующей нормативной базы, анализ движения документов, анкетирование пользователей; - настроена программа: заполнены справочники программы, включены необходимые режимы работы, внесены пользователи и т.д., проведено тестирование корректности настройки программы; - настроены основные бизнес-процессы для внутренних, исходящих и входящих документов; - настроены шаблоны бизнес-процессов для договоров; - проведена опытная эксплуатация и тестирование системы электронного документооборота; - проведено обучение пользователей. Основные результаты проекта для заказчика: - автоматизация работы канцелярии, - ускорение процессов согласования документов, - регламентация процессов ведения договорной деятельности. - контроль исполнительской дисциплины. Система передана в промышленную эксплуатацию.

Выполнены следующие работы:

Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
Продажа выбранных программных продуктов
Доставка программных продуктов в офис заказчика
Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
Индивидуальное обучение в офисе заказчика
Обучение в группе в офисе заказчика

Внедрение

Государственной учреждение "Дворец Республики" Управления делами Президента Республики Беларусь

Общая численность компании: 100

Минск, Декабрь 2012

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 80

Количество одновременно работающих клиентов

Толстый клиент: 50

Подтверждение

Отзыв клиента